Servicii de organizare a evenimentului Conferința Regională FAO pentru Europa, Sesiunea a 34-a;

1. Va rugam sa specificati exact salile unde se va desfasura conferinta: locatia, care sali si tipul sesiunii (conferinta principala, evenimentele secundare, sedinta Consiliului Europei). Răspuns: La această etapă nu vă putem comunica exact sălile unde se va desfășura conferința, deoarece procedura de achiziție publică a Serviciilor de închiriere a încăperilor și catering destinate Conferinței regionale FAO este în curs de desfășurare https://achizitii.md/ro/public/tender/21172492/ . 2. Palatul Republicii va fi locatia doar pentru evenimentul de lansare? Specificatiile tehnice cu referire la aceasta locatie sunt indicate doar in puncul 4.1.? Răspuns: Palatul Republicii va fi locația de inaugurare a Conferinței FAO la data de 14 mai 2024, între orele 09:00-12:00. Alte specificații tehnice referitoare la Palatul Republicii sunt prevăzute în documentul intitulat Specificația tehnică, pct. 2.15. Echipament destinat pentru Birou de check-in la locația de lansare a Conferinței. 3. Punctul 2.2., in specificatie de pret sunt indicate 2 perioade “8 zile 10-17 mai” si 6 zile 12-17 mai”. Care perioada trebuie sa o luam in calcul? Indicati dimensiunile ecranului LCD. Echipament pentru lumini – nu sunt specificatii. Ce tip de cabine pentru traducere trebuie sa fie: standate care se instaleaza pe masa sau mari conform stadartelor Uniunii Europene (de la podea)? Răspuns: Se vor lua în calcul ambele perioade având în vedere că aceste perioade se referă la echipamente diferite, care se instalează în Săli de conferință diferite. - perioada de „8 zile 10-17 mai” este stabilită pentru echipamentul destinat Sălii de conferință și anume „- 1 ecran LCD mare deasupra scenei împărțit în 2 ecrane sau 2 ecrane separate: – 1 care arată vorbitorul, 1 care arată identitatea vizuală și prezentări cu computer separat); - 1 cameră îndreptată spre scenă; + 1 cameră pentru captarea observatorilor;+ 3 camere separate pentru delegații așezați la masa în formă de U) - 6 microfoane pe scenă; - 20 microfoane pe mese bucăți (un microfon la 2 scaune), plus 2 microfoane wireless (scena, masa în formă de U, Observatori)”; - perioada de „6 zile 12-17 mai” este stabilită pentru echipamentul destinat Sălii de conferință și anume „echipament pentru traduceri sincrone în cabine (poate fi un computer cu echipament audio profesional USB) - 1. Pentru sala mare de conferințe sunt necesare boxe (cabine) pentru 4 traducători, adică 4 boxe cu o capacitate de 1 persoană/boxă sau 2 boxe cu o capacitate de 2 persoane/boxă/, cu o perioadă de ocupare 12 mai 2024-17 mai 2024”. Referitor la dimensiunile ecranului LCD – 6 metri x 4 metri. Referitor la echipamentul pentru lumini – la pct. 4.1. din specificația tehnică s-a stabilit că este necesară organizarea unui „Concert în incinta „Palatul Republicii” și recepție - 1 Prezentator - vorbitor de limba engleză - 1 oră (14 mai 2024); - Un ansamblu național de jocuri populare cu un repertoriu de dansuri ce se va încadra într-o oră de concert la 14 mai 2024; - Durata concertului – 1 oră (14 mai 2024) - Asigurarea echipamentului pentru sunet și lumini cu funcționarea și gestionarea acestuia în timpul concertului.”. Respectiv, operatorul economic urmează să determine ce tipuri de echipamente pentru lumini sunt necesare pentru o organizare a unui concert de o oră în cadrul Palatului Republicii cu propunerea și a unui ansamblu național de jocuri populare. Referitor la cabinele pentru traduceri: cabinele pentru traducere vor corespunde Standardului ISO 4043:2016. 4. Punctul 2.7. presupune 2 incaperi pentru presa separate de salile unde se vor desfasura conferintele? Răspuns: Da, două încăperi separate de sălile destinate lucrărilor ptropriu-zise a Conferinței. 5. Punctul 2.5. Sala pentru evenimentul secundar si Breakout: Breakout presupune o alta incapere? Ce trebuie amenajat acolo? Răspuns: Sala indicată la pct.2.5. va fi utilizată pentru evenimente secundare și pentru „Breakout session”. Cerințele tehnice de amenjare sunt prevăzute la pct.2.5. 6. In sala pentru Sedinta Consiliului Europei nu este nevoie de echipament de traducere simultana? Răspuns: Conform cerințelor Secretariatului FAO, nu este necesar echipament de traducere simultană în sala denumită generic „Sala de ședințe a Comisiei Europene”. 7. Va rugam sa indicati salile unde se vor desfasura: Sala pentru evenimentul secundar; Sala pentru Sedinte Consiliului Europei si Biroul pentru Sedinta Secretariatului. In conditii se cere proiector si ecran pentru aceste sali. Daca salile dispun de proiector si ecran, nu este nevoie sa le includem in pret. Răspuns: La această etapă nu vă putem comunica exact sălile unde se va desfășura conferința, deoarece procedura de achiziție publică a Serviciilor de închiriere a încăperilor și catering destinate Conferinței regionale FAO este în curs de desfășurare https://achizitii.md/ro/public/tender/21172492/ . Toate echipamentele necesare pentru organizarea Conferinței în cadrul prezentei proceduri de achiziție publică au fost indicate în Specificația tehnică. 8. Punctul 3.1. Ce podium / scena trebuie sa fie amenajate? In conditii nu este indicat sa oferim podium sau scena. Acestea vor fi oferite de sala? Va rugam sa oferiti detalii, ce dimensiuni va fi podiumul/scena si in ce sali. Trebuie sa stim cate vor fi la numar Răspuns: Podium, scenă vor fi oferite de către locația unde se va defășura Conferința. Aceste criterii de dotare cu echipament au fost solicitate în procedura de achiziție publică a Serviciilor de închiriere a încăperilor și catering destinate Conferinței regionale FAO, care este în curs de desfășurare https://achizitii.md/ro/public/tender/21172492/ . 9. Punctul 3.4. Ce dimensiuni trebuie sa fie bannerele? Cum trebuie sa fie montate (ca indicator pe suport, ca roll-up, etc)? Răspuns: La pct. 3.4. au fost solicitate 20 de plăcuțe pe picior pentru direcționare care indică locațiile birourilor și sălilor de ședințe în incinta locației unde va avea loc Conferința propriu-zisă. Detaliile suplimentare la această etapă urmează să fie comunicate de către misiunea FAO în RM ce va avea loc în martie 2024. 10. Punctul 3.5. Ce dimensiuni trebuie sa fie constructiile pentru coloane? Unde exact vor fi montate? Drapelul unde va fi instalat? Bannere pentru hotele – ce marimi trebuie sa fie si in cate hotele? La aeroport, ce dimensiuni trebuie sa fie bannerul? Unde trebuie sa fie instalat? Răspuns: Avand in vedere ca procedura de achiziție publică a Serviciilor de închiriere a încăperilor și catering destinate Conferinței regionale FAO este în curs de desfășurare https://achizitii.md/ro/public/tender/21172492/, respectiv locatia evenimentului nu este stabilită, nu putem comunica informatiile despre dimensiunea/numarul/locatia montarii elementelor de vizibilitate pentru eveniment. Aceste detalii pot varia in dependenta de locatia stabilita prin procesul de achizitie. Totodată, semnarea contractului cu prestatorul de servicii pentru serviciile mentionate anterior, va fi urmata de o misiune a Secretariatului FAO pentru Conferința, în cadrul careia vor fi stabilite toate informatiile precizate in setul de intrebari la acest punct si comunicate ulterior catre companie. 11. Punctul 4.2. – Aveti deja o vinarie care doriti sa fie vizitata? Dupa capacitate aceasta ar putea fi Cricova, Asconi sau Castel Mimi. Răspuns: În calitate de autoritate contractantă nu suntem în drept în cadrul procedurii de achiziție să indicăm vinăria care se dorește a fi vizitată și în cadrul căreia va avea loc cina oficială la data de 14 mai 2024. Menționăm că vinăria urmează să fie localizată la o o rază de 30 km de mun. Chișinău, care poate găzdui concomitent 300 participanți, cu asigurarea unei excursii în cadrul vinăriei pentru 300 participanți cu durată de 1 oră. 12. Punctul 4.6. (penultimul subpunct) Ce presupune “predarea-primirea/restituirea telefoanelor mobile”? Răspuns: În calitate de Guvern Gazdă a Conferinței, MAIA în calitate de autoritate responsabilă de eveniment are obligația de a oferi 5 telefoane mobile secretariatului FAO în perioada 10-17 mai 2024. MAIA va oferi 5 telefoane din dotare către operatorul economic care va organiza Conferința, iar operatorul economic va transmite la data de 10 sau 12 mai 2024 aceste telefoane secretariatului FAO și va asigura restituirea acestora din posesia Secretariatului FAO la data de 17 mai 2024, cu transmiterea către MAIA. 13. Punctul 5.1. (subpunctul 4). “Transportul pentru 275 persoane de la locatia Conferintei la o locatie ce va fi vizitata, hotele de cazare a participantilor la o distanta de 40 km Chisinau; 80km dus-intors”. Aceasta deplasare nu se refera la deplasarea spre vinaria unde va fi receptia (pe 14 mai)? Este o alta deplasare? Răspuns: Această deplasare nu se referă la Vinăria care va fi locație pentru cina oficială din 14 mai 2024. Această locație se referă la vizita în teritoriu a tuturor participanților Conferinței, 300 persoane la o distanță de 40 km Chișinău, unde se va vizita o activitate agricolă, care încă nu a fost determinată de către organizatorii Conferinței. 14. Va rugam sa ne scrieti cat de importanta este conditia pentru transport “anul fabricarii-nu mai vechi de 2018”. In Moldova nu sunt autocare care sa corespunda acestei conditii. Dispunem de transport bine echipat care corespunde tuturor dotarilor tehnice de rigoare, insa este un pic mai vechi decat 2018. Acesta a fost oferit si delegatiilor de la Summitul EPC. Putem sa oferim optiunea de transport din 2010-2014? In caz contrar, va fi nevoie sa aducem transport din Romania, ceea ce va creste pretul considerabil. Cerința tehnică se expune în redacția nouă. Anul fabricării - nu mai vechi de 2018, cu excepția autocarelor pentru care anul fabricării să nu fie mai vechi de anul 2005. 15. Mobilier pentru conferinte va fi oferit de catre locatie (scaune, mese, fotolii pentru speakeri)? Răspuns: Mobilierul pentru Conferință va fi oferit de către operatorul economic care va oferi servicii de închiriere a încăperilor și catering destinate Conferinței regionale FAO care este în curs de desfășurare https://achizitii.md/ro/public/tender/21172492/ .